Le délai habituel
Une première certification ISO 9001 demande en général une douzaine de mois entre le lancement et l'audit. Avec un système déjà rédigé pour votre métier et des preuves qui remontent de votre ERP, on gagne 4 à 6 mois. Il est difficile de descendre beaucoup plus bas, car l'auditeur vérifie que le système a déjà fonctionné.
Les étapes, dans l'ordre
| Étape | Ce qui se passe | Ce qui fait varier la durée |
|---|---|---|
| Le cadrage | Vous fixez le périmètre : quelles activités, quelles agences, quelles normes. | Le nombre de sites et de normes |
| Le système qualité | Cartographie des processus, politique, objectifs, risques, procédures. | Rédiger de zéro ou relire un système déjà écrit |
| La prise en main | Vos équipes apprennent les gestes nouveaux : suivis de mission, non-conformités, actions. | La disponibilité de la direction et du référent |
| Les premières preuves | Indicateurs suivis, audit interne réalisé, revue de direction tenue. | La fréquence de vos indicateurs |
| L'audit de certification | Deux étapes, à quelques semaines d'écart. | L'agenda de l'organisme et les écarts à lever |
Ce qui allonge le délai
Un système déjà rédigé se relit en quelques semaines. Le délai vient surtout des preuves : un indicateur qui n'a qu'un point de mesure ne montre rien, et un plan d'actions vide ne prouve pas que vous savez traiter un problème.
Dans une société de conseil, il faut aussi installer des gestes qui n'existaient pas. Un business manager qui faisait ses points clients de tête doit les tracer. Une non-conformité qui se réglait par téléphone doit être enregistrée. Cette étape est souvent sous-estimée.
Quand fixer la date d'audit
La date se fixe quand le système est prêt, c'est-à-dire quand quatre conditions sont réunies :
- le système est construit, sans point bloquant ;
- un audit interne a été réalisé ;
- une revue de direction a été tenue ;
- chaque indicateur a été suivi à sa propre fréquence, certains sont mensuels, d'autres annuels.
La première étape de l'audit vérifie que l'audit interne et la revue de direction ont eu lieu. Sans eux, la seconde étape n'est pas autorisée, même pour une première certification. Réservez ensuite l'organisme trois à quatre mois à l'avance. Comment choisir son organisme certificateur.
Si un client vous impose une date. Partez de cette date et remontez le temps : l'audit de certification, la revue de direction quelques semaines avant, l'audit interne encore avant, et au moins quelques mois de vie du système pour que les indicateurs aient un sens. Si le délai ne suffit pas, prévenez votre client tôt et présentez-lui votre calendrier.
Comment réduire le délai
- Partir d'un système déjà rédigé pour le conseil, à relire et à adapter.
- Tirer les preuves de votre ERP au lieu de les recopier : collaborateurs, missions, compétences, suivis de mission.
- Lancer les suivis de mission dès la première semaine, pour que les preuves s'accumulent pendant que vous rédigez le reste.
- Réserver tôt l'auditeur interne.
Comment flowise organise le calendrier
Chez flowise, l'intégration à Boond se fait avant la première séance, pour que vos équipes voient leurs propres données. Le démarrage tient ensuite en dix séances de travail d'une heure, deux par semaine pendant cinq semaines, en commençant par les suivis de mission. Le système qualité est livré déjà rédigé avec les offres Copilote et Premium. Le logiciel vous montre votre conformité exigence par exigence, pour savoir quand vous êtes prêts à fixer la date.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour obtenir l'ISO 9001 ?
Comptez en général une douzaine de mois pour une première certification, entre le lancement et l'audit. Avec un système déjà rédigé pour votre métier et des preuves qui remontent de votre ERP, on gagne 4 à 6 mois.
Peut-on obtenir l'ISO 9001 en trois mois ?
C'est très rarement réaliste. L'auditeur vérifie dès la première étape qu'un audit interne et une revue de direction ont été réalisés, et vos indicateurs doivent avoir été suivis dans le temps. Le système doit avoir tourné avant l'audit.
Combien de temps dure l'audit de certification ISO 9001 ?
Il se déroule en deux étapes, en général à quelques semaines d'écart. Leur durée en jours dépend de votre effectif et de vos sites, selon des règles communes à tous les organismes accrédités.
Quand faut-il fixer la date de l'audit de certification ?
Quand le système est construit sans point bloquant, que l'audit interne est réalisé, que la revue de direction est tenue et que chaque indicateur a été suivi à sa fréquence. Réservez ensuite l'organisme trois à quatre mois à l'avance.
Qu'est-ce qui ralentit le plus une certification ISO 9001 ?
Rarement la rédaction. Ce sont les gestes nouveaux à installer dans les équipes, comme tracer les suivis de mission et les non-conformités, et le temps nécessaire pour que les indicateurs aient un historique.
Combien de temps dure un certificat ISO 9001 ?
Trois ans, avec un audit de surveillance chaque année. Au bout de trois ans, un audit de renouvellement ouvre un nouveau cycle.