Ce qu'un logiciel ISO 9001 doit faire
La norme ne demande aucun logiciel. Elle demande un système de management de la qualité qui fonctionne, et des preuves qu'il fonctionne. Un bon logiciel vous aide à produire ces preuves sans y passer vos journées. Au minimum, il doit couvrir :
- la maîtrise des documents : versions, validation, diffusion aux bonnes personnes ;
- le plan d'actions et les non-conformités, avec un responsable et une échéance pour chaque action ;
- les audits internes et la revue de direction, avec leurs comptes rendus ;
- les indicateurs, chacun suivi à sa propre fréquence et rattaché à un objectif qualité ;
- les compétences des collaborateurs et l'évaluation des prestataires externes ;
- une vue de la conformité exigence par exigence, pour savoir où vous en êtes avant l'auditeur.
Pourquoi les outils qualité génériques coincent dans une société de conseil
La plupart des logiciels qualité du marché viennent de l'industrie. Ils savent suivre un produit, une ligne de production, un équipement de mesure. Une société de conseil ne fabrique rien : ses consultants réalisent des prestations chez ses clients. Les preuves que l'auditeur demande vivent donc dans votre ERP, pas dans l'outil qualité.
| Ce que l'auditeur vérifie | Où se trouve la preuve dans une société de conseil |
|---|---|
| La satisfaction de vos clients | Les suivis de mission réalisés par vos business managers |
| Les compétences de vos consultants | Les fiches des collaborateurs : diplômes, habilitations, formations et leurs échéances |
| La maîtrise de vos prestataires externes | Les indépendants et les sous-traitants en mission chez vos clients |
| Le suivi de l'activité | Les missions, leurs clients, leurs dates et leurs états |
Avec un outil générique, quelqu'un recopie ces informations d'un logiciel à l'autre. C'est cette ressaisie qui épuise les responsables qualité, et qui laisse des trous le jour de l'audit.
Les questions à poser avant de choisir
- Le logiciel est-il pensé pour une activité de prestation intellectuelle, ou adapté depuis l'industrie ?
- Récupère-t-il automatiquement les données de votre ERP, ou faudra-t-il les ressaisir ?
- Livre-t-il un système déjà rédigé pour votre métier, ou partez-vous d'une page blanche ?
- Vous dit-il, exigence par exigence, quelle preuve l'auditeur va demander ?
- Peut-il piloter plusieurs normes sur un même système, par exemple ISO 9001 et MASE ?
- Qui répond quand vous avez une question sur la norme, et pas seulement sur l'outil ?
- Récupérez-vous vos données dans un format ouvert si vous partez ?
Le bon outil dépend de qui gère la qualité chez vous
Il n'y a pas de bon choix dans l'absolu. Il y a celui qui correspond à votre organisation.
| Votre situation | Ce dont vous avez besoin |
|---|---|
| Vous avez un responsable qualité dont c'est le métier | Un outil qui lui évite de courir après les preuves. C'est l'offre Essentiel de flowise. |
| Quelqu'un s'en charge, mais ce n'est pas son métier | L'outil, un système déjà rédigé, un plan d'action et un expert qui répond aux questions. C'est l'offre Copilote. |
| Personne n'a le temps de s'en occuper | Un responsable qualité externalisé, qui mène le projet avec l'outil. C'est l'offre Premium. |
Ce que fait flowise
flowise est le logiciel qualité construit pour les sociétés de conseil en ingénierie et les ESN qui gèrent leurs missions dans Boond.
- Un système qualité déjà rédigé pour le conseil en ingénierie : cartographie, fiches processus, politique, procédures et indicateurs. Vous relisez et adaptez au lieu d'écrire.
- Des preuves créées depuis Boond : collaborateurs, missions, clients, compétences et suivis de mission remontent chaque nuit. Vos business managers remplissent leurs suivis sans quitter Boond.
- Votre conformité en direct, exigence par exigence, avec la preuve que l'auditeur demandera.
- Plusieurs normes sur un même système : ISO 9001, MASE, CEFRI, ISO 19443, ISO 27001, ISO 14001 et ISO 45001.
- Un expert qualité qui connaît votre métier, selon l'offre choisie.
Pour le détail de la connexion à Boond, voyez le logiciel qualité connecté à Boond. Pour ce que la norme exige de votre activité, voyez la certification ISO 9001 pour les sociétés de conseil en ingénierie.
Questions fréquentes
Un logiciel suffit-il pour être certifié ISO 9001 ?
Non. La certification est délivrée par un organisme indépendant, après un audit en deux étapes. Avant la seconde, vous devez avoir réalisé un audit interne et une revue de direction. Le logiciel vous aide à les préparer et à en garder les preuves, il ne les réalise pas à votre place.
Combien de temps faut-il pour être certifié ISO 9001 ?
Pour une première certification, il faut compter en général une douzaine de mois. Avec un système déjà rédigé et des preuves qui remontent de votre ERP, vous pouvez gagner 4 à 6 mois.
Peut-on utiliser flowise sans Boond ?
flowise est construit pour les sociétés qui gèrent leurs missions dans Boond : c'est ce qui évite toute ressaisie. Si vous utilisez un autre ERP, parlons-en avant de vous engager.
Nous sommes déjà certifiés. Peut-on changer de logiciel en cours de cycle ?
Oui. Nous faisons d'abord l'état des lieux de votre système actuel, puis nous le reprenons dans flowise en tenant compte des échéances de votre cycle en cours.
flowise délivre-t-il le certificat ?
Non. flowise n'est pas un organisme certificateur. L'audit de certification est mené par l'organisme indépendant que vous choisissez.